作業効率を格段に上げる為に身につけるべきスキル 時間管理編

みなさんは普段仕事をどのように始めていますか？

前回やり残した仕事があれば、それからでしょうか？

目についたものから始めるでしょうか？

1年以上同じ職場で働いていたら、

1日の仕事の流れがだいたいわかってきていると思います。

与えられた仕事の範囲もあると思いますが、

そこそこキャリアを積むと任される仕事も出て来ますよね？

今回は漠然と仕事を始めてしまい時間の使い方を『損』している方に向けて、

1日の積み上げ（やることを書き出す）を推奨するお話をしようと思います。

目次 

1 出勤時間10分前には仕事を始める準備を終わらせる
2 1日のやることリストをメモ紙に書き出す
3 他人の作業内容を少しでも把握して、優先順位をつける
4 頼まれた仕事を断る
5 「あとでやるを作らない」
6 まとめ

1.出勤時間10分前には仕事を始める準備を終わらせる

1日の始まりは就業10分前にはすぐ動ける状態にしておく。

出勤時間がギリギリだと仕事の段取りを組むのにすでに遅れているからです。

たった1本早い電車や、10分早く家を出るだけです。

夜更かししてテレビを見たり、ゲームをしたり

睡眠時間を減らしてでも楽しいことはしたいものです。

仕事とは、遊ぶ為の仕事であるべきと思いますが、たくさん遊んで睡眠時間を

少しでも増やしたいのなら思考を『早く仕事を終える思考』に変えなければ

遊ぶ時間が少なくなり、どんどん睡眠時間が少なくなっていくのです。

趣味の時間はもちろん大切ですが、

その時間を作り出す為の時間管理を意識的にすることで

結果、好きなことをする時間が増える思考をもちましょう。

2.1日のやることリストをメモ紙に書き出す

就業が開始する少し前に、新しいメールのチェックや

前日からの引き継ぎなどを確認しておきましょう。

そこから1日の作業リストをメモなどに箇条書きしていきます。

ある程度箇条書きが出来たら、今度は優先順位をつけて番号をふったりしましょう。

終わった作業にラインを引いて消していくと、

全部消えた時に達成感から脳内に分泌されるドーパミンが出ます。

達成した時に出るドーパミン（快楽）をどんな小さな仕事でも

味わう習慣をつけると仕事が楽しく思えたりするものです。

3.他人の作業内容を少しでも把握して優先順位をつける。

優先順位をつけることに慣れておくと突発的な仕事が入った時の判断力が鍛えられます。

もし上司から追加の仕事を頼まれても、

作成していた優先順位に組み込んで流れをつくる癖をつけておくと

複数の仕事を同時進行させる技術も身につきます。

少しテクニックがいるので練習は必要ですが、、

例で解説します

具体的には

自分が1から10までやらないといけない仕事を

自分が1から3までやったら、あとは違う人でも出来る場合は

仕事を人に任せるようにします。

すると4から10までやっていた作業分の時間が手に入り

違う作業を始められますし、

同時に２つの作業を進行させることができるからです。

もちろんなんでもかんでも任せると

任された側から嫌な顔されますし（その人の時間を奪うので）、

作業を管理しきれなくなる場合があるので慣れるまでは少しずつ任せて、

所々で進捗を確認したり当たり前ですが、感謝の言葉をかけたりしましょう。

特に大事なことですがいつも仕事を任せている人の仕事を

たくさん手伝ってあげることも大事です。

任せるだけだと相手のモチベーションも下がるので、

自分が空いている時は進んで手伝ってあげることが

結果的に時間の短縮になることを知りましょう。

ちなみに注意ですが、

人に仕事を頼むからには自分はそれ以上の仕事をしている姿勢を見せなければいけませんので

気をつけて仕事は振るようにしましょう。

慣れてくるとチーム全体を巻き込んで

生産性を上げることも可能になります。

4.頼まれた仕事を断る

仕事を頼む時には頼む相手がどんな仕事をしていて、

今は空いてるだろうな、、とわかる時になるべく仕事を振りましょう。

自分が仕事を振られた時のことを想像してみてください。

仕事を色々やっている時に、ただただ追加の仕事を強制されることほど

モチベーションが下がることはないでしょう。

どうしても仕事を振りたい時は、

『どのぐらいの重要度だから出来ればいつまでにやってほしい』と

無理のない仕事量か判断して任せる仕事を振りましょう。

よほどの緊急時以外は

自分の頼む仕事が絶対最優先だとは思わないように、、

もちろん自分がやった方が早いなら自分がやればいいですし、

相手の力量を無視して仕事を振るのは時間を無駄にする可能性が高いです。

ミスされる可能性も出てきますし、

任せる人がしている他の仕事のミスにも繋がりかねません。

また、同じように仕事を振られた時に

自分の仕事のパフォーマンスが下げられそうな仕事は断りましょう。

断れないならその仕事を自分の最優先にして、

自分の仕事の優先順位が低いものを誰かに振れるように周りを見渡しましょう。

上司に言われた仕事は断りずらいですが、

意外と優先順位は低い時もあるので 重要度と期限を確認して

自分の仕事の優先順位の中でどの位置に入るのかを整理して作業をしましょう。

5.「あとでやるを作らない」

基本仕事はあとでやろうとしないことです。

『ちょうど昼ごはんのタイミングだから、、』とか『休憩の時間だから、、』と

あと回しにすると仕事の内容を忘れたり、

急な仕事を振られた時に、どんどんあとまわしが増えてミスが出ます。

 人間の覚えていられる量なんて２つか３つまでです。

それを超えると逆に全部忘れるリスクがつきまといますので

どうしてもあとまわしにする時は１つか

どれだけ抱え込んでも２つまでにしましょう。

まとめ

今回は作業効率を格段に上げる為に身に付けるべきスキル　『時間管理』編を書きました。

時間をお金に変える労働をしている方は自分の時間の価値を知るべきですね。

仕事をだらだらして残業代を稼ぐやり方はこのご時世もうできません。

ではどうやって時間を作り出すのか？を意識的にすることで、

つまらない仕事であってもやりがいと達成感を感じて睡眠にも良い影響を与えます。

ほんの少しでも良いので人類最強の敵『めんどくさい』に打ち勝ち、

質の良い生活の時間を手に入れましょう！！